Ausgangslage
- Serien‑PDFs aus der Mitgliederverwaltung (variable Seiten, Anlagen)
- Termingebundene Versandwellen (Quartale, Events, Wahlen)
- Begrenzte Ressourcen & Ehrenamt im Versandprozess
- Keine zentrale Übersicht über Status/Rückläufer
Verbände & Vereine im Überblick
Verbände und Vereine kommunizieren regelmäßig mit Mitgliedern. Versandwellen entstehen durch Beiträge, Einladungen und Abstimmungen und sollten einfach skalierbar sein.
Typische Akteure
- Bundes‑ & Landesverbände
- Fach‑ & Berufsverbände
- Vereine & Genossenschaften
Typische Briefsendungen
- Mitgliederbriefe, Beitragsläufe, Spendenbescheinigungen
- Einladungen & Protokolle, Abstimmungsunterlagen
- Informationsschreiben, Rundbriefe
Weniger manueller Aufwand
Upload/Weiterleitung als PDF – PostlyGreen übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand.
Datenschutz & Nachweise
Verarbeitung in Deutschland, Zustellstatus & Nachweise im Dashboard.
Einschreiben optional
Einwurf oder Rückschein je Sendung wählbar – ohne Filialgang.
Übergabe ohne IT-Projekt: So landen Ihre Schreiben bei PostlyGreen
Mitgliederverwaltung
z. B. DATEV Verein, Lexware Vereinsverwaltung, easyVerein. Export als PDF/Serienbrief.
Upload oder sichere E‑Mail
PDFs im Webportal hochladen oder an brief@kasten.postlygreen.de weiterleiten.
Optional: API
Für größere Verbände Batch‑Übergabe per REST‑API/SFTP (auf Anfrage).
Vom PDF zum zugestellten Brief – in vier Schritten
PDF bereitstellen
Export z. B. aus Mitgliederverwaltung als Serien‑PDF.
Upload / Weiterleitung
Im Portal hochladen oder per E‑Mail an Ihre Versandadresse senden.
Verarbeitung
Automatische Validierung, Druck, Kuvertierung in DE‑Druckzentren.
Zustellung & Nachweise
Standardbrief oder Einschreiben (Einwurf/Rückschein), Status im Dashboard.
Bundesverband mit Beitragsläufen
Ein Bundesverband informiert Mitglieder quartalsweise und versendet Beitragsläufe sowie Veranstaltungsunterlagen. Der Versand erfolgte bisher intern – ohne Hybridpost.
Lösung mit PostlyGreen
Der Verband übergibt die PDFs gesammelt per Upload/E‑Mail an PostlyGreen. Nach Validierung übernimmt PostlyGreen Druck, Kuvertierung und CO₂‑reduzierten Versand. Status und Nachweise sind zentral sichtbar – ohne Mindestmengen oder Fixkosten.
Effekte
−85–95 %
Zeitaufwand
je nach Welle/Volumen
≈ 40–50 %
weniger Kosten
Material + Arbeitszeit
100 %
Zustellstatus
Nachweise im Portal
* CO₂-reduzierter Versand über das GoGreen Plus Programm der Deutschen Post AG. Emissionsangaben verstehen sich als Näherungswerte auf Basis öffentlich verfügbarer Faktoren.