Fachverfahren / DMS
Erzeugung der Schreiben als PDF-Batch (z. B. aus Fachverfahren, ERP, DMS/VIS) – inkl. variabler Seitenumfänge.
Beispiele (je nach Kommune/IT): VOIS | MESO, OK.EWO, VIS/DMS-Workflows, Kassenverfahren u. a.
Briefversand digitalisieren
für Behörden & Kommunen.
Ohne Installation · ohne Mindestmenge · Übergabe aus Fachverfahren/DMS
Bescheide, Gebührenläufe, Mahnwesen, Bürgerinformationen: Sie erzeugen Schreiben wie gewohnt als PDF – PostlyGreen übernimmt Druck, Kuvertierung und Versand. Digital übergeben, ohne Medienbruch – und ohne Abholungen/Filialgänge zu beauftragen.
Preisbeispiel: ab 0,85 € netto zzgl. USt. pro Standardbrief (abhängig von Seitenzahl/Farbe/Versandart) – inkl. Druck, Kuvertierung und Porto. Details
Kein Medienbruch
PDF-Batches direkt aus Fachverfahren/DMS übergeben – ohne Drucken, Kuvertieren, Poststelle.
Integration statt IT-Projekt
Übergabe per Upload, Versand-E-Mail, SFTP oder API (auf Anfrage) – passend zu Ihrem Prozess.
Kontrolle & Nachvollziehbarkeit
Sendungshistorie, Status (z. B. produziert/übergeben) und Freigaben im Portal – für fristkritische Schreiben.
Kostenstellen & Abrechnung
Kostenstellen/Organisationseinheiten pro Lauf zuordnen, Exporte fürs Controlling – ohne Excel-Chaos.
Deutschlandweit nutzbar · Verarbeitung in Deutschland · klare Prozesse für sensible Daten · Statusübersicht im Portal. Datenschutz
Öffentliche Verwaltung & Behördenkommunikation
In Behörden sind viele Schreiben formell, fristgebunden und personenbezogen. Gleichzeitig kommen Versandwellen aus Fachverfahren (Gebührenläufe, Bescheide, Mahnungen). PostlyGreen verschlankt den Postausgang – ohne Ihre Fachverfahren oder Ihr DMS zu ersetzen.
Typische Akteure
- Kommunalverwaltungen, Landkreise, Landesbehörden
- Amtliche Stellen & Eigenbetriebe
- Öffentliche Einrichtungen & Zweckverbände
- Ordnungsämter, Kassen & Vollstreckungsstellen
- Sozial-, Bau-, Bürger- und Standesämter (je nach Organisation)
Typische Sendungen
- Bescheide & Gebühren-/Abgabenbescheide
- Bürgerinformationen, Erinnerungsschreiben, Anhörungen
- Widerspruchsbescheide & Rechtsbehelfsbelehrungen
- Mahnungen, Zahlungsaufforderungen & Vollstreckungsankündigungen
- Einladungen/Protokolle (Gremien, Sitzungen) – je nach Bedarf
Übergabe ohne Medienbruch – passend zu Fachverfahren & DMS
Ob Pilotlauf oder regelmäßige Gebührenläufe: Sie erzeugen Ihre Schreiben wie gewohnt – PostlyGreen nimmt sie digital entgegen und übernimmt den physischen Versand. Keine Poststelle, kein Kuvertieren, keine Abholung beauftragen.
Upload / Versand-E-Mail
PDF(s) im Browser hochladen oder an Ihre PostlyGreen-Versandadresse weiterleiten – ideal für Pilotläufe.
Keine Installation, kein Rollout – sofort nutzbar.
SFTP / API (auf Anfrage)
Für regelmäßige Versandwellen: Übergabe automatisiert per SFTP oder REST-API – mit klaren Schnittstellen und Rollen.
Sinnvoll bei hohen Volumina und wiederkehrenden Läufen.
Kontrolle, Freigaben & Kostenstellen – behördentauglich
In der Verwaltung zählen Nachvollziehbarkeit, Rollen und saubere Abrechnung. PostlyGreen ist so aufgebaut, dass Versandwellen kontrolliert und transparent laufen – ohne Zusatzaufwand im Postausgang.
Freigaben & Rollen
Optional mit Freigabeprozess (z. B. 4-Augen-Prinzip) – bevor ein Lauf in Produktion geht.
Kostenstellen / Organisationseinheiten
Zuordnung pro Lauf oder Abteilung – inkl. Export für Haushalts-/Kostenrechnung und interne Verrechnungen.
Datenschutz & Prozessklarheit
Datenverarbeitung in Deutschland, DSGVO-orientierte Abläufe – passend für personenbezogene Listen und Inhalte.
Vom Fachverfahren zur Sendung – in vier Schritten
Sie behalten Ihre bestehenden Systeme. PostlyGreen übernimmt den physischen Teil – mit digitaler Übergabe und transparenter Statusübersicht.
1) PDF-Batch erzeugen
Export z. B. aus Fachverfahren, ERP oder DMS/VIS – auch große Läufe mit variablen Seitenumfängen.
2) Digital übergeben
Upload im Portal, Weiterleitung per Versand-E-Mail oder automatisiert per SFTP/API (auf Anfrage).
3) Verarbeitung
Validierung, Druck, Kuvertierung und Sortierung in professionellen Druckzentren in Deutschland.
4) Versand & Übersicht
Übergabe an die Deutsche Post. Status (z. B. produziert/übergeben) und Historie im Portal – Zusatzleistungen bei Bedarf.
Was spart Ihre Behörde pro Versandwelle?
Wählen Sie eine grobe Sendungsmenge – Sie sehen beispielhafte Zeitersparnis und mögliche Kostenvorteile. Grundlage sind Beispielwerte (Porto, Material, Druck, interner Postausgang + Abholung/Transport) im Vergleich zu einem PostlyGreen-Preisbeispiel (jeweils zzgl. USt., abhängig von Sendungsparametern).
Sendungen pro Versandwelle
Z. B. Gebührenläufe, Bescheide, Mahnwesen, Bürgerinfos.
Beispielwerte pro Sendung
Eigenversand (Beispiel)
1,97 €
- • Porto: 0,95 €
- • Material: 0,12 €
- • Druck: 0,07 €
- • Postausgang/Handling: 0,75 €
- • Abholung/Transport: 0,08 €
PostlyGreen (Preisbeispiel)
0,85 €
Enthält typischerweise Druck, Kuvertierung und Porto. Abhängig von Seitenzahl/Farbe/Versandart.
Zeitersparnis
≈ 2.571 Min
entspricht ca. 42.9 Std weniger Postausgang/Handling.
Wert der Zeit
≈ 1.500 €
Beispiel: interner Stundensatz 35 €/h.
Gesamteinsparung
≈ 2.240 €
Beispielwert inkl. Zeit + Material/Druck/Porto/Abholung (abhängig von Prozess & Volumen).
Hinweis: Alle Angaben sind unverbindliche Beispielwerte. Tatsächliche Kosten hängen u. a. von Volumen, Portokonditionen, Seitenzahl, Prozess, Freigaben und internen Stundensätzen ab.
Beispiel: Gebührenlauf mit 6.000 Bescheiden pro Monat
Ein Landratsamt versendet monatlich mehrere Tausend Gebührenbescheide. Zuvor liefen Druck, Kuvertierung, Postausgang und Abholung intern – bei begrenzten Ressourcen und hoher Fehleranfälligkeit in Peak-Zeiten.
Ausgangslage
- Postausgang überlastet bei Versandwellen (Druck/Kuvertierung/Frankierung).
- Abholungen/Transport organisieren, Filialgänge vermeiden – trotzdem regelmäßig nötig.
- Fristkritische Schreiben brauchen nachvollziehbaren Ablauf und Statusübersicht.
- Kostenstellen/Organisationseinheiten mussten intern aufwendig verrechnet werden.
Lösung mit PostlyGreen
- PDF-Batch aus Fachverfahren/DMS erzeugt – Übergabe digital (Upload/SFTP).
- Freigabeprozess vor Produktion, anschließend automatisierte Verarbeitung.
- Druck, Kuvertierung und Übergabe an die Deutsche Post – ohne Abholauftrag durch die Behörde.
- Kostenstellenzuordnung pro Versandlauf und Export fürs Controlling.
−80–95 %
Zeitaufwand
Postausgang entlastet in Versandwellen
≈ 25–45 %
Kosten
abhängig von Prozess, Volumen & Portokonditionen
✔
Kontrolle
Status/Historie + Kostenstellen im Portal
„Früher war der Gebührenlauf ein logistisches Projekt. Heute übergeben wir digital aus dem Verfahren – und behalten Status und Läufe zentral im Blick.“– Sachgebietsleitung (Name geändert)
Hinweis: Das Beispiel dient der Veranschaulichung; Namen geändert. Ergebnisse hängen von Dokumenten, Prozess, Portokonditionen und Volumen ab.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Punkte für Pilotlauf, Integration und behördliche Anforderungen.
Nein. Sie zahlen pro tatsächlich versendeter Sendung – ideal für Versandwellen (Bescheide, Gebührenläufe, Mahnwesen) und saisonale Peaks.
Typisch ist ein Export als PDF-Batch (wie heute schon). Für den Start reicht Upload/Versand-E-Mail. Für wiederkehrende Läufe sind SFTP oder API-Übergaben (auf Anfrage) möglich – ohne große Umstellung.
Sie übergeben Dokumente digital (Upload/E-Mail/SFTP/API). Druck, Kuvertierung und Übergabe an die Deutsche Post laufen extern – damit entfallen Poststelle, Filialgänge und das Beauftragen von Abholungen.
Standardbriefe haben keinen Zustellnachweis. Für fristkritische Schreiben können je nach Produkt Zusatzleistungen (z. B. Einschreiben-Varianten) genutzt werden. Status wie „produziert/übergeben“ sehen Sie im Portal.
Ja. Sie können Läufe/Sendungen organisatorisch zuordnen (z. B. Amt/Abteilung/Kostenstelle) und Exporte fürs Controlling nutzen – so bleibt die interne Verrechnung nachvollziehbar.
Ja. Für Empfänger ist der Versand wie ein klassischer Behördenbrief: Absender/Bezug sind nach Ihren Vorgaben – PostlyGreen muss nicht sichtbar auftreten.
Weniger Logistik im Postausgang.
Mehr Zeit für Service & Verfahren.
Digital übergeben – physisch zustellen. Ohne Poststelle, ohne Abholungen, ohne Medienbruch.
- Übergabe aus Fachverfahren/DMS als PDF-Batch
- Kostenstellen/Organisationseinheiten sauber abrechnen
- Freigaben & Statusübersicht im Portal
- Optional Zusatzleistungen für fristkritische Schreiben
- Neutraler Versand mit Ihrem Absender
Hinweis: Versandoptionen/Nachweise hängen von Produkt und Sendungsart ab. Wir beraten, was für Standardläufe vs. fristkritische Schreiben sinnvoll ist.
• Integrationsbeispiele (Fachverfahren/DMS): dienen der Orientierung. Der konkrete Übergabeweg hängt von Ihrer IT-Landschaft und den Exportmöglichkeiten ab.
• Nachweise/Status: Umfang abhängig von Sendungsart. Standardbrief hat keinen Zustellnachweis; Zusatzleistungen können erweiterte Nachweise ermöglichen.
• Nachhaltigkeitsoptionen: GoGreen/GoGreen Plus je nach Produkt/Option und Verfügbarkeit. Aussagen zu Emissionen hängen von Faktoren/Methodik ab.