Ausgangslage
- Export der Abrechnungen aus der Hausverwaltungssoftware als PDF-Serienbrief
- Enges Zeitfenster & Stichtagsdruck (Fristen, Versammlungen)
- Häufige Rückfragen zu Zustellung & Nachweisen
- Hohe Datenschutzanforderungen (personenbezogene Daten)
Immobilienwirtschaft im Überblick
Zur Branche zählen u. a. WEG- und Mietverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Genossenschaften, Property-Manager, Facility-Management-Dienstleister sowie Dienstleister für Nebenkosten- und Energieabrerechnung. Ein erheblicher Teil der Kommunikation erfolgt weiterhin per Brief – häufig personenbezogen und fristgebunden.
Typische Akteure
- WEG- und Mietverwaltungen, Wohnungsunternehmen, Genossenschaften
- Property- und Asset-Management, Facility-Management
- Dienstleister für Nebenkosten-/Energieabrechnung
Typische Briefsendungen
- Nebenkosten- und Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne
- Einladungen zur Eigentümerversammlung, Protokolle, Beschlüsse
- Mitteilungen, Mieterinfos, Hausordnungen, Mahnungen
Deutlich weniger Aufwand
Upload/Weiterleitung als PDF – wir übernehmen Druck, Kuvertierung, Versand.
Sicher & nachweisbar
Zustellstatus und Nachweise im Dashboard. Verarbeitung in zertifizierten Druckzentren in Deutschland.
CO₂-reduziert
Versand per GoGreen Plus der Deutschen Post – ressourcenschonender als der klassische Eigenversand.
Weniger Kosten & Aufwand – Beispielhafte Gegenüberstellung
Beispielwerte für typische Sendungen (Standardbrief national). Interner Aufwand je Brief variiert je nach Prozess und Menge.
Kosten pro Brief (Beispiel)
Zeitaufwand gesamt (Beispiel)
*Unverbindliche Beispielwerte zur Veranschaulichung. Tatsächliche Kosten und Zeiten sind abhängig von Volumen, Formaten und Prozessgestaltung.
Von der PDF zum zugestellten Brief – in wenigen Schritten
PDF bereitstellen
Export z. B. aus Domus, Wodis, WOWIPORT – als Einzel- oder Serienbriefe.
Upload / Weiterleitung
Im Webportal hochladen oder per E-Mail an Ihre Versandadresse weiterleiten.
Automatische Verarbeitung
Validierung, Druck, Kuvertierung – standardisiert in DE-Druckzentren.
Zustellung & Nachweise
CO₂-reduzierter Versand via Deutsche Post GoGreen Plus & Status im Dashboard.
Fallbeispiel: Jahresversand in der Praxis
Die HausVerwaltung „Müller & Partner“ betreut rund 1.200 Einheiten in 58 WEGs im süddeutschen Raum. Jedes Frühjahr stehen tausende Nebenkosten- und Jahresabrechnungen an. Bislang wurden Druck, Kuvertierung und Frankierung intern erledigt – zwei Mitarbeitende waren dafür knapp drei Arbeitstage gebunden. Personenbezogene Angaben wurden zum Schutz der Mitarbeitenden geändert.
Lösung mit PostlyGreen
Die PDFs wurden direkt im PostlyGreen-Portal hochgeladen (alternativ per E-Mail weiterleitbar). Nach der automatischen Validierung übernahm PostlyGreen Druck, Kuvertierung und den CO₂-reduzierten Versand über die Deutsche Post (GoGreen Plus). Der Zustellstatus und Nachweise sind im Dashboard einsehbar.
Ergebnis
−90 %
Zeitaufwand
3 Tage → ca. 30 Min.
≈ 45 %
weniger Kosten
je nach Volumen/Prozess
100 %
Zustellstatus
Nachweise im Portal
„Der März war früher unser Stressmonat. Heute starten wir den Versand gesammelt und sehen den Fortschritt im Dashboard. Rückfragen sind seltener geworden.“– Leitung Backoffice, Müller & Partner (Name geändert)
* CO₂-reduzierter Versand über das GoGreen Plus Programm der Deutschen Post AG. Emissionsangaben verstehen sich als Näherungswerte auf Basis öffentlich verfügbarer Faktoren.